Nowe przepisy dotyczące dowodów osobistych. Skorzystają rodzice i seniorzy

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji zmodyfikowało projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich. Jak podaje Prawo.pl, po konsultacjach doprecyzowano rozwiązania dotyczące dowodów osobistych, paszportów, aktów stanu cywilnego oraz dostępu do państwowych baz danych. Planowany termin wejścia regulacji w życie przesunięto na 1 grudnia 2026 r.

Na początku sierpnia 2026 r. nowe zasady pozostają jednak częścią projektu, a nie obowiązującej ustawy. Ich uruchomienie we wskazanym terminie zależy od zakończenia procesu legislacyjnego, uchwalenia przepisów, podpisu prezydenta oraz ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Dowód osobisty do odbioru w wybranej gminie

Obowiązujące przepisy pozwalają złożyć wniosek o dowód osobisty w dowolnej gminie, bez względu na miejsce zameldowania. Dokument trzeba jednak zasadniczo odebrać w tym samym urzędzie. Projekt MSWiA ma znieść to ograniczenie i pozwolić obywatelowi na rozdzielenie miejsca złożenia wniosku od miejsca odbioru gotowego dowodu.

Wybraną gminę trzeba będzie wskazać podczas składania wniosku. Urząd, który przyjmie dokumenty, zachowa status organu wydającego dowód, natomiast gotowa karta zostanie przekazana do gminy wskazanej przez wnioskodawcę. Tam urzędnik zweryfikuje tożsamość odbiorcy oraz zgodność danych zapisanych w dokumencie.

Zmiana nie będzie oznaczała możliwości odebrania dowodu w przypadkowo wybranym urzędzie bez wcześniejszego zgłoszenia. Miejsce odbioru zostanie zapisane we wniosku, a przekazanie dokumentu pomiędzy gminami będzie wymagało wykonania odpowiednich czynności w systemie oraz fizycznego dostarczenia dowodu.

Nowe rozwiązanie może być szczególnie istotne dla osób dojeżdżających do pracy, studentów, pracowników wykonujących obowiązki w innym województwie oraz obywateli, którzy w trakcie wyrabiania dokumentu zmienią miejsce pobytu. Reforma obejmie wszystkie gminy w kraju, dlatego jej znaczenie nie będzie ograniczone wyłącznie do największych miast.

Dłuższa ważność dowodów osobistych dla seniorów

W rządowych założeniach zachowano propozycję wydawania osobom po ukończeniu 70. roku życia dowodów osobistych ważnych przez 15 lat. Standardowy okres ważności dokumentu osoby dorosłej wynosi obecnie 10 lat. Wydłużenie tego terminu ma ograniczyć liczbę wizyt w urzędach oraz przypadków, w których senior nie może samodzielnie przejść całej procedury.

Piętnastoletni okres będzie dotyczył nowych dokumentów wydanych osobom spełniającym kryterium wieku. Nie oznacza to automatycznego przedłużenia ważności dowodów znajdujących się już w obiegu. Jeżeli na obecnym dokumencie widnieje wcześniejsza data, właściciel nadal będzie musiał złożyć wniosek o jego wymianę.

Inne zasady będą dotyczyć certyfikatu podpisu osobistego zapisanego w warstwie elektronicznej. Jego ważność ma wynosić 10 lat, nawet jeżeli sam dowód będzie można wykorzystywać przez 15 lat. Wynika to z ograniczeń technologicznych oraz standardów bezpieczeństwa stosowanych wobec dokumentów elektronicznych.

Naprawienie skutków błędnego unieważnienia dowodu

Kolejna zmiana dotyczy dokumentów unieważnionych wskutek oczywistej pomyłki administracyjnej. Obecnie błędnego unieważnienia nie można po prostu wycofać, co może zmusić obywatela do złożenia wniosku o nowy dowód. Projekt wprowadza możliwość przywrócenia ważności dokumentu w ramach czynności materialno-technicznej.

Procedura będzie dostępna tylko w ściśle określonych przypadkach. Przywrócić będzie można ważność dowodu, który nie ma warstwy elektronicznej i nie został fizycznie anulowany, na przykład przez przecięcie lub uszkodzenie karty. Dokumenty wyposażone w warstwę elektroniczną pozostaną poza tym mechanizmem, ponieważ raz unieważnionych certyfikatów nie można ponownie uruchomić.

Termin na skorygowanie pomyłki wyniesie 30 dni od unieważnienia. Procedura nie zostanie zastosowana, jeżeli właściciel zdąży wcześniej wystąpić o wydanie nowego dowodu. Przywrócenia ważności ma dokonywać minister właściwy do spraw informatyzacji na wniosek organu gminy, który popełnił błąd lub go stwierdził.

Po wykonaniu tej czynności za dzień przywrócenia zostanie uznany dzień omyłkowego unieważnienia. W sensie prawnym dokument będzie więc traktowany tak, jakby przez cały ten okres pozostawał ważny.

Dowody osobiste dzieci pod większą kontrolą

Projekt wprowadza również nowe zasady dotyczące występowania o dokument dla dziecka. Wniosek będzie mógł złożyć rodzic posiadający władzę rodzicielską, która nie została ograniczona w sposób uniemożliwiający dokonanie tej czynności. Rodzic będzie potwierdzał swoje uprawnienie oświadczeniem składanym pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Takie same wymagania mają obejmować zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu dziecka, zawieszenie certyfikatów znajdujących się w warstwie elektronicznej oraz zgłoszenie podejrzenia bezprawnego wykorzystania danych osobowych małoletniego.

Rodzice otrzymają jednocześnie dostęp do kolejnych usług elektronicznych. Utratę lub uszkodzenie dowodu dziecka będzie można zgłosić bez udziału urzędnika, jeżeli rejestr PESEL potwierdzi powiązanie między dzieckiem a osobą dokonującą zgłoszenia. W przypadku braku odpowiedniego wpisu w systemie konieczny będzie kontakt z urzędem.

Utrata dowodu zgłaszana konsulowi i Straży Granicznej

Zmodyfikowane procedury mają przyspieszyć unieważnianie dokumentów utraconych poza Polską. Konsul otrzyma możliwość bezpośredniego dokonania odpowiedniego wpisu w Rejestrze Dowodów Osobistych. Obecnie przyjmuje zgłoszenie, a następnie przekazuje informację gminie, która wydała dokument i dopiero może go unieważnić.

Projekt przewiduje ponadto możliwość zgłoszenia utraty dowodu Straży Granicznej. Rozwiązanie będzie stosowane przede wszystkim wtedy, gdy obywatel zauważy brak dokumentu podczas odprawy granicznej. Ma to skrócić czas pomiędzy stwierdzeniem utraty a zablokowaniem dokumentu w państwowych rejestrach.

Szybkie unieważnienie dowodu ogranicza ryzyko posłużenia się nim przez osobę nieuprawnioną. Samo zgłoszenie utraty dokumentu nie zastępuje jednak zastrzeżenia numeru PESEL. Są to odrębne mechanizmy, służące ochronie obywatela przed różnymi rodzajami nadużyć.

Informacja o unieważnieniu dokumentu

Gmina będzie musiała poinformować obywatela o unieważnieniu dowodu wynikającym ze zmiany danych zamieszczonych w dokumencie. Rozwiązanie obejmie przede wszystkim osoby, których dane kontaktowe nie znajdują się w Rejestrze Danych Kontaktowych i które z tego powodu nie otrzymują automatycznych powiadomień.

Urząd w pierwszej kolejności wykorzysta adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli obywatel go nie posiada, informacja zostanie wysłana na adres zameldowania zapisany w rejestrze PESEL. Dalsze działania nie będą prowadzone, jeżeli pomimo sprawdzenia dostępnych danych urząd nie będzie miał możliwości skutecznego przekazania zawiadomienia.

Wyjątek przewidziano dla zmiany nazwiska następującej w związku z zawarciem małżeństwa. W takim przypadku informacja o konieczności wymiany dokumentu jest przekazywana podczas czynności wykonywanych przez urząd stanu cywilnego.

Więcej informacji w Rejestrze Dowodów Osobistych

Projekt zakłada dalszą cyfryzację dokumentacji. W Rejestrze Dowodów Osobistych mają być przechowywane nie tylko informacje o wydanych i unieważnionych dokumentach, lecz również zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu, zawieszenia i cofnięcia zawieszenia certyfikatów, podejrzenia wykorzystania danych przez osobę nieuprawnioną oraz wnioski o wydanie zaświadczeń.

W systemie będą umieszczane także elektroniczne odwzorowania dokumentacji przygotowanej pierwotnie na papierze. Dotyczy to między innymi pełnomocnictw przedstawianych przy odbiorze dowodu. Zmiana ma ujednolicić sposób prowadzenia akt oraz ograniczyć konieczność ich przechowywania i przekazywania wyłącznie w formie papierowej.

Urzędnicy otrzymają także szersze możliwości sprawdzania danych w rejestrze PESEL, Rejestrze Dokumentów Paszportowych oraz rejestrze stanu cywilnego. Dostęp ma obejmować tylko informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości i prawidłowego przeprowadzenia konkretnej procedury.

Brak dodatkowego dostępu dla notariuszy

W czasie prac nad projektem pojawiła się propozycja przyznania notariuszom szerszego dostępu do Rejestru Dowodów Osobistych i Rejestru Dokumentów Paszportowych. MSWiA nie zaakceptowało tego postulatu. Notariusze nie otrzymają zatem na podstawie tej reformy nowego uprawnienia do samodzielnego sprawdzania dokumentów w państwowych bazach.

Rozszerzony zostanie natomiast dostęp organów administracji publicznej, między innymi ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz wojewodów. Będzie on powiązany z realizacją konkretnych zadań ustawowych, w szczególności z prowadzeniem postępowań w sprawach obywatelstwa polskiego i nadzorem nad wykonywaniem zadań przez gminy.

Ochrona danych w dokumentacji osób zmarłych

Nowelizacja ma również uporządkować zasady udostępniania rodzinie dokumentacji dowodowej osoby zmarłej. Możliwość otrzymania materiałów nie będzie oznaczała automatycznego dostępu do wszystkich znajdujących się w nich informacji.

Jeżeli dokumentacja będzie zawierała dane żyjących osób, urząd będzie musiał je odpowiednio zabezpieczyć lub zanonimizować. Samo pokrewieństwo ze zmarłym nie stanie się podstawą do ujawnienia informacji dotyczących innych obywateli. Rozwiązanie ma pogodzić prawo rodziny do uzyskania potrzebnych dokumentów z obowiązkiem ochrony danych osobowych.

Nowe przepisy nie oznaczają powszechnej wymiany dowodów osobistych 1 grudnia 2026 r. Dokumenty wydane wcześniej pozostaną ważne do wskazanego na nich terminu, chyba że przed tą datą wystąpi ustawowa przesłanka ich unieważnienia. Zmiana obejmie przede wszystkim procedury stosowane przy składaniu wniosku, odbiorze dowodu, zgłoszeniu jego utraty oraz obsłudze danych w państwowych rejestrach.

Źródła:

1. Prawo.pl, „Dowód osobisty będzie można odebrać w innej gminie”.
2. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich, UD329.
3. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, projekt UD329.
4. Uzasadnienie projektu ustawy i ocena skutków regulacji.
5. Ustawa z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych.