Od 27 stycznia 2026 r. wejdą w życie zmienione przepisy Kodeksu pracy, które po raz pierwszy wprost regulują termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop oraz rozszerzają możliwość załatwiania spraw pracowniczych w postaci elektronicznej. Nowelizacja obejmuje również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i porządkuje zasady reprezentacji pracowników. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw 12 stycznia, co oznacza zakończenie wieloletniego stanu niepewności interpretacyjnej w kluczowych obszarach prawa pracy.
Zmiany dotyczą zarówno pracowników, jak i pracodawców, a ich znaczenie będzie szczególnie widoczne przy zakończeniu stosunku pracy, w rozliczeniach urlopowych oraz w codziennej obsłudze kadrowej.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy powstaje prawo do wypłaty
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego przysługuje pracownikowi, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Dotyczy to każdej formy ustania stosunku pracy – zarówno wypowiedzenia, porozumienia stron, jak i wygaśnięcia umowy.
Choć zasady ustalania wysokości ekwiwalentu od lat reguluje rozporządzenie z 1997 r., Kodeks pracy nie zawierał dotąd jednoznacznego przepisu określającego moment, w którym pracodawca musi dokonać wypłaty. W praktyce prowadziło to do rozbieżności, sporów oraz ryzyka naruszeń przepisów prawa pracy.
Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. zamyka tę lukę.
Czy pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu za urlop
Zasadą jest, że ekwiwalent należy się zawsze wtedy, gdy urlop nie został wykorzystany. Kodeks pracy przewiduje jednak mechanizm, który ma ograniczać sytuacje, w których dochodzi do wypłaty świadczenia pieniężnego zamiast wykorzystania urlopu w naturze.
Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia pracownik jest zobowiązany wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca zdecyduje się go udzielić. Pracodawca może więc jednostronnie skierować pracownika na urlop, nawet bez jego zgody.
W praktyce jednak nie zawsze jest to możliwe. Przeszkodą bywa zbyt krótki okres wypowiedzenia, długotrwałe zwolnienie lekarskie obejmujące cały okres wypowiedzenia albo rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym. W takich przypadkach urlop nie może zostać udzielony, a jedyną dopuszczalną formą rozliczenia pozostaje wypłata ekwiwalentu pieniężnego.
Przeniesienie urlopu na kolejną umowę – kiedy ekwiwalent nie przysługuje
Kodeks pracy dopuszcza wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu. Może on mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy pracownik i pracodawca uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie odebrany w ramach kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.
Warunkiem jest zawarcie nowej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Tylko w takiej sytuacji urlop „przechodzi” na nowy stosunek pracy, a pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop od 27 stycznia 2026 r. – nowe terminy wypłaty
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza do art. 171 nowe paragrafy 4 i 5, które wprost regulują moment wypłaty ekwiwalentu.
Zgodnie z art. 171 § 4 k.p. ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym na podstawie art. 85 k.p. W praktyce oznacza to, że pracodawca może rozliczyć ekwiwalent łącznie z ostatnią pensją, bez konieczności dokonywania odrębnej wypłaty w dniu rozwiązania umowy.
Autorzy nowelizacji wskazują, że takie rozwiązanie ma usprawnić proces rozliczeń, ograniczyć błędy wynikające z niepełnych danych dostępnych w dniu ustania stosunku pracy oraz zmniejszyć ryzyko sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Zmiana ma również realnie odciążyć działy kadr i płac, zwłaszcza w firmach o dużej rotacji pracowników.
Ekwiwalent wypłacany w 10 dni – kiedy obowiązuje art. 171 § 5 k.p.
Inny tryb rozliczenia przewiduje art. 171 § 5 k.p. Przepis ten ma zastosowanie wtedy, gdy termin wypłaty wynagrodzenia, ustalony zgodnie z art. 85 k.p., przypada jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy.
W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jeżeli termin ten wypada w dzień wolny od pracy, wypłata musi nastąpić najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym.
Sprawy kadrowe online – co zmieni się od 27 stycznia 2026 r.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza możliwość załatwiania wielu spraw pracowniczych również w postaci elektronicznej, obok dotychczasowej formy papierowej. Oznacza to odejście od zasady wyłączności dokumentów pisemnych i dopuszczenie równoległego obiegu cyfrowego.
W postaci elektronicznej możliwe będzie m.in.:
- przekazywanie informacji o monitoringu w miejscu pracy,
- informowanie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
- konsultowanie zamiaru wypowiedzenia umowy z organizacją związkową,
- ustalanie harmonogramów czasu pracy,
- składanie wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy,
- wnioskowanie o skrócony tydzień pracy, system weekendowy lub ruchomy czas pracy,
- składanie wniosków o czas wolny na sprawy osobiste,
- wnioskowanie o czas wolny za nadgodziny,
- informowanie PIP o zatrudnianiu pracowników nocnych,
- składanie wniosków o urlop bezpłatny, także na czas pracy u innego pracodawcy,
- przekazywanie instrukcji i wytycznych BHP.
Co oznacza „postać elektroniczna” w rozumieniu Kodeksu pracy
Postać elektroniczna obejmuje zarówno rozwiązania sformalizowane, jak i mniej formalne, o ile pozwalają na identyfikację osoby składającej oświadczenie woli. Może to być np. wiadomość e-mail zakończona imieniem i nazwiskiem nadawcy lub innymi danymi umożliwiającymi ustalenie jego tożsamości.
Do postaci elektronicznej zalicza się również formę elektroniczną w rozumieniu kodeksu cywilnego, czyli dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Forma pisemna nadal obowiązkowa – kluczowe wyjątki
W wielu przypadkach Kodeks pracy nadal wymaga zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. wypowiedzenia umowy o pracę, które co do zasady musi zostać podpisane własnoręcznie.
Jednocześnie przepisy uznają, że oświadczenie woli złożone elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoważne z formą pisemną. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (II PSKP 86/22), wskazując, że wypowiedzenie umowy przesłane elektronicznie z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym spełnia wymogi prawa pracy. Zwykły e-mail lub skan dokumentu może zostać uznany za naruszenie procedur.
Zmiany w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Nowelizacja ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadza również precyzyjniejsze zasady reprezentacji pracowników. Pracodawca będzie zobowiązany do konsultowania regulaminów funduszu z co najmniej dwoma pracownikami wyznaczonymi przez załogę. Dotychczas przepisy przewidywały udział tylko jednego przedstawiciela.
Komentarze (0)