Zmiany, które weszły w życie 8 lipca 2026 r., mają znaczenie dla wszystkich pracodawców i przedsiębiorców działających w Gdańsku. Dotyczą zarówno dużych spółek, jak i mniejszych firm korzystających z umów zlecenia, kontraktów B2B oraz innych form współpracy poza klasycznym zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę.
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy nie sprowadza się jednak do sprawdzania samozatrudnionych. PIP otrzymała narzędzia umożliwiające sprawniejsze prowadzenie kontroli, szersze korzystanie z danych publicznych i wykonywanie części czynności bez osobistej wizyty inspektora w siedzibie firmy.
Dla przedsiębiorców działających w Gdańsku oznacza to, że o prawdopodobieństwie kontroli nie musi decydować wyłącznie skarga obecnego lub byłego pracownika. Coraz większą rolę odgrywa analiza ryzyka i wymiana informacji pomiędzy instytucjami.
Kontrola PIP bez wizyty inspektora w firmie
Jedna z najbardziej praktycznych zmian dotyczy kontroli zdalnych. Inspektor pracy nie zawsze będzie musiał pojawić się osobiście w siedzibie przedsiębiorstwa. W określonych sytuacjach może zażądać dokumentów drogą elektroniczną oraz przeprowadzić część czynności z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.
Możliwe jest między innymi przekazywanie dokumentacji w formie cyfrowej czy prowadzenie określonych czynności podczas transmisji online. Zdalna kontrola może dotyczyć między innymi dokumentów związanych z zatrudnieniem, czasem pracy i organizacją wykonywania obowiązków.
Dla gdańskich przedsiębiorców oznacza to konieczność uporządkowania elektronicznej dokumentacji. Brak możliwości szybkiego przedstawienia dokumentów, niespójność danych lub różnice pomiędzy formalną treścią umowy a rzeczywistym sposobem wykonywania pracy mogą zwiększyć ryzyko problemów.
Kontrola przestaje więc być zdarzeniem, do którego firma może przygotować się dopiero po informacji o przyjściu inspektora. Dokumentacja powinna być aktualna i spójna przez cały czas.
Umowy B2B w Gdańsku pod większą kontrolą
Najwięcej emocji budzą nowe zasady dotyczące umów cywilnoprawnych i współpracy B2B. Dotyczy to szczególnie miast z dużą liczbą firm usługowych, technologicznych i specjalistycznych, a do takich ośrodków należy Gdańsk.
Sama umowa B2B nie jest jednak niezgodna z prawem. Także długotrwała współpraca z jedną firmą nie przesądza automatycznie, że przedsiębiorca powinien zostać zatrudniony na etacie.
Kluczowe jest to, w jaki sposób praca jest wykonywana w rzeczywistości. Znaczenie mają między innymi podporządkowanie drugiej stronie, możliwość samodzielnego organizowania obowiązków, sposób wydawania poleceń, prawo do korzystania z zastępstwa oraz rzeczywiste ponoszenie ryzyka gospodarczego.
Jeżeli osoba formalnie prowadząca własną działalność musi pracować osobiście, w miejscu i czasie wskazanym przez firmę oraz pod bezpośrednim kierownictwem przełożonego, inspektor może uznać, że relacja spełnia cechy stosunku pracy.
Nie będzie przy tym decydowała nazwa podpisanej umowy. Ważniejsze będą faktyczne warunki współpracy.
PIP może wydać decyzję w sprawie stosunku pracy
Jedną z najdalej idących zmian jest możliwość stwierdzenia przez okręgowego inspektora pracy istnienia stosunku pracy w drodze decyzji. Dotyczy to sytuacji, w której formalnie zawarto umowę cywilnoprawną albo korzystano z innej formy odpłatnej pracy, lecz rzeczywiste warunki odpowiadały zatrudnieniu pracowniczemu.
Nie oznacza to jednak automatycznej zamiany każdego kontraktu B2B w etat. Inspektor musi zbadać konkretny przypadek i rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.
Decyzja nie zamyka również przedsiębiorcy drogi do obrony swoich racji. Sprawa może ostatecznie trafić do sądu pracy, który dokona własnej oceny relacji łączącej strony.
Ważne jest jednak to, że nowe regulacje mogą obejmować również umowy podpisane przed 8 lipca 2026 r., o ile współpraca na ich podstawie nadal trwa. Właściciele gdańskich firm powinni więc przeanalizować nie tylko nowe kontrakty, ale także wieloletnie modele współpracy.
Pracodawca może dostać szansę na usunięcie naruszenia
Reforma przewiduje mechanizm pozwalający w określonych sytuacjach dobrowolnie doprowadzić sposób zatrudnienia do zgodności z prawem. Jest to istotne, ponieważ nie każda wątpliwość dotycząca umowy musi natychmiast kończyć się decyzją lub postępowaniem sądowym.
Jeżeli kontrola wykaże, że formalna konstrukcja umowy nie odpowiada faktycznym warunkom pracy, przedsiębiorca może otrzymać możliwość uporządkowania sytuacji.
Dopiero brak właściwej reakcji może prowadzić do kolejnych działań Inspekcji.
Państwowa Inspekcja Pracy nadal może również kierować do sądu powództwa dotyczące ustalenia istnienia stosunku pracy lub uczestniczyć w już trwających postępowaniach.
PIP, ZUS i KAS mogą wymieniać informacje
Dla gdańskich przedsiębiorców jedną z najważniejszych zmian może być szersza współpraca Państwowej Inspekcji Pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej.
Kontrola PIP nie musi więc zakończyć się wyłącznie na sprawach związanych z prawem pracy. Jeżeli inspektor zakwestionuje sposób zatrudnienia, ustalenia mogą mieć znaczenie również dla rozliczeń składkowych i podatkowych.
Jak wskazuje adw. Katarzyna Zielezińska-Pierzynka z SDZLEGAL Schindhelm Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy, przedsiębiorcy powinni patrzeć na kontrolę PIP jako na element szerszego systemu nadzoru nad legalnością zatrudnienia.
Zakwestionowanie kontraktu może prowadzić do konieczności zmiany sposobu zatrudniania. W określonych przypadkach pojawić się mogą także pytania dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne, odsetek i prawidłowości wcześniejszych rozliczeń.
PIP może typować firmy na podstawie analizy ryzyka
Zmienił się również sposób wybierania podmiotów do kontroli. PIP zapowiada większe znaczenie analizy ryzyka oraz wykorzystywania informacji pochodzących z różnych źródeł.
Oznacza to, że brak konfliktu z pracownikami i brak skarg nie dają przedsiębiorcy pewności, że jego firma nie zostanie skontrolowana.
Do kontroli mogą być typowane podmioty, w których analiza danych wskazuje podwyższone ryzyko nieprawidłowości. Państwowa Inspekcja Pracy przewidziała wykorzystanie mechanizmów analitycznych wspierających ocenę prawdopodobieństwa naruszeń.
Z perspektywy lokalnych firm oznacza to odejście od założenia, że kontrola jest przede wszystkim reakcją na konkretną skargę. Coraz większe znaczenie będzie miała zgodność informacji znajdujących się w różnych rejestrach i dokumentach.
Gdańskie firmy mogą wystąpić o interpretację PIP
Przedsiębiorcy otrzymali również nowe narzędzie pozwalające ograniczyć ryzyko prawne. Mogą wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną dotyczącą tego, czy określony model współpracy spełnia przesłanki stosunku pracy.
We wniosku trzeba dokładnie przedstawić aktualną albo planowaną formę współpracy, wskazać przepisy wymagające wykładni i zaprezentować własne stanowisko.
Dla przedsiębiorcy może to mieć istotne znaczenie przed rozpoczęciem stosowania nowego modelu zatrudnienia. Postępowanie zgodne z interpretacją daje ochronę w zakresie objętym stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy.
Interpretacja nie służy jednak do zatrzymywania już trwającej kontroli lub postępowania. Nie zostanie wydana w sprawie, która w momencie złożenia wniosku jest już badana przez PIP lub ZUS.
Informacja o wydanej interpretacji jest przekazywana również ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej.
Wyższe kary PIP dla pracodawców
Od 8 lipca 2026 r. wzrosły sankcje za wiele wykroczeń przeciwko prawom pracownika. W dużej części przypadków wcześniejsze grzywny wynoszące od 1 tys. do 30 tys. zł zostały podniesione do poziomu od 2 tys. do 60 tys. zł.
Taką odpowiedzialność może ponieść między innymi podmiot, który zawiera umowę cywilnoprawną w sytuacji, gdy rzeczywiste warunki wymagają zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Kwota 90 tys. zł, pojawiająca się przy opisie reformy, wymaga jednak doprecyzowania. Nie jest to ogólna maksymalna kara za każde powtórne naruszenie przepisów prawa pracy.
Grzywna do 90 tys. zł dotyczy szczególnych przypadków związanych z naruszeniami dotyczącymi zatrudniania dłużników alimentacyjnych i obowiązków mających znaczenie dla prowadzenia egzekucji świadczeń alimentacyjnych.
W takich sytuacjach ustawowe widełki wzrosły z dotychczasowych od 1,5 tys. do 45 tys. zł do poziomu od 3 tys. do 90 tys. zł.
W najpoważniejszych przypadkach konsekwencje kontroli mogą wykraczać poza odpowiedzialność za wykroczenie. Inspektor ma możliwość zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Firmy mają czas do 8 lipca 2027 r.
Dla części gdańskich przedsiębiorców szczególnie ważny może być przepis przejściowy dotyczący umów zawartych przed wejściem reformy w życie.
Firma, która przed 8 lipca 2026 r. zawarła umowę cywilnoprawną w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy, może uniknąć odpowiedzialności za konkretne wykroczenie, jeżeli dobrowolnie uporządkuje sytuację.
Warunkiem jest zawarcie właściwej umowy o pracę w ciągu 12 miesięcy od wejścia nowych przepisów w życie.
Termin upływa 8 lipca 2027 r.
Nie jest to jednak powszechna abolicja obejmująca wszystkie możliwe naruszenia i skutki wcześniejszego sposobu zatrudniania. Ochrona dotyczy określonego wykroczenia polegającego na zastosowaniu umowy cywilnoprawnej tam, gdzie powinien istnieć stosunek pracy.
Gdańscy przedsiębiorcy, którzy od lat korzystają z umów B2B, zleceń lub innych form współpracy, powinni więc sprawdzić nie tylko treść dokumentów. Najważniejsze jest porównanie zapisów umowy z rzeczywistym sposobem wykonywania obowiązków, zakresem samodzielności współpracownika oraz zasadami organizowania jego pracy.
Komentarze (0)