Inspekcje obejmują coraz większą liczbę podmiotów, a ich rezultaty pokazują, że wykrywalność błędów osiąga rekordowe poziomy. Firmy różnej wielkości stają przed koniecznością uszczelnienia procedur kadrowo-płacowych, bo nawet drobne nieprawidłowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
Kontrole ZUS – analiza ryzyka jako fundament wyboru firm
Strategia organu kontrolnego opiera się dziś na wnikliwej analizie ryzyka, która pozwala wskazać przedsiębiorstwa najbardziej narażone na niezgodności. To dlatego inspekcje nie pojawiają się przypadkowo – są planowane na podstawie danych z poprzednich lat, schematów błędów i modeli predykcyjnych. Takie podejście radykalnie zwiększa skuteczność pracy inspektorów.
To właśnie dzięki temu narzędziu udaje się trafnie typować podmioty, w których prawdopodobieństwo nieprawidłowości jest największe. Efekt? Rekordowy odsetek błędów wykrywanych podczas weryfikacji.
Skala działań i rosnąca liczba kontroli ZUS
W ostatnich latach liczba inspekcji rośnie w tempie, które trudno zignorować. Według analiz dynamika wzrostu w pięć lat wyniosła średnio 25 procent rocznie. Po stabilnym okresie, kiedy liczba kontroli utrzymywała się na poziomie ok. 27 tysięcy rocznie, w kolejnym roku nastąpił wyraźny wzrost – do ponad 29,5 tysiąca inspekcji.
Jeszcze bardziej wymowne są wyniki samych kontroli. Ponad 27 tysięcy wykrytych naruszeń to niemal trzykrotnie więcej niż kilka lat wcześniej. Aż ponad 90 procent inspekcji kończy się znalezieniem nieprawidłowości, podczas gdy pięć lat temu było to ok. 75 procent. To dowód na rosnącą skuteczność działań nadzorczych.
Najbardziej narażone podmioty – małe firmy pod lupą
Zdecydowana większość działań inspektorów kierowana jest do najmniejszych firm. To one stanowią niemal trzy czwarte wszystkich kontrolowanych podmiotów. Ich struktura organizacyjna, mniejsze zasoby kadrowe oraz częstsze korzystanie z elastycznych form zatrudnienia sprawiają, że ryzyko błędów jest w nich znacząco wyższe.
Firmy średniej wielkości stanowią ok. 20 procent przypadków, a przedsiębiorstwa największe – mniej niż 5 procent. To pokazuje, że inspektorzy koncentrują się na sektorze, w którym najczęściej dochodzi do niezgodności dokumentacyjnych i problemów z prawidłowym rozliczaniem składek.
Najczęściej kontrolowane branże – edukacja oraz handel detaliczny
Dane analityczne wskazują, że inspektorzy szczególnie uważnie przyglądają się sektorowi edukacyjnemu oraz handlowi detalicznemu (z wyłączeniem sprzedaży pojazdów). Przeciętnie w kontrolowanych podmiotach pracowało od 60 do 100 ubezpieczonych, a w ostatnim roku około 68.
Jedynie w 2021 roku akcent przesunął się w kierunku przedsiębiorstw zajmujących się handlem detalicznym i hurtowym. To branże, w których wysoka rotacja pracowników oraz częste stosowanie umów cywilnoprawnych szczególnie sprzyjają występowaniu błędów.
Krótszy czas kontroli ZUS i intensywne przygotowanie analityczne
Mimo rosnącej liczby inspekcji czas ich trwania uległ skróceniu. Obecnie przeciętna kontrola trwa około siedmiu dni. Jedynym odstępstwem był rok 2020, kiedy ze względu na ograniczenia pandemiczne średni czas inspekcji wynosił pięć dni.
Skrócenie czasu kontroli jest możliwe dzięki bogatszemu przygotowaniu inspektorów. Dane analizowane są jeszcze przed rozpoczęciem czynności w siedzibie przedsiębiorstwa, co pozwala precyzyjnie określić obszary wymagające weryfikacji.
ZUS rozszerza zakres analityki – internet i media społecznościowe pod obserwacją
Istotnym elementem nowej strategii stało się sięganie po dane spoza systemu ubezpieczeń społecznych. Inspektorzy analizują ogłoszenia o pracę oraz informacje publikowane w mediach społecznościowych, aby zestawiać je z dokumentacją firmową.
Jak wyjaśnia Anna Szczepska, senior menedżer w Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Obszary z największą liczbą błędów – powtarzalne nieprawidłowości
Inspektorzy najczęściej znajdują niezgodności związane z:
- stosowaniem umów cywilnoprawnych,
- błędami w rozliczaniu podróży służbowych,
- oddelegowaniami pracowników,
- świadczeniami pozapłacowymi wymagającymi oskładkowania,
- zgłoszeniami i wyrejestrowaniami osób ubezpieczonych,
- rozliczaniem współpracy z osobami fizycznymi.
To właśnie w tych obszarach pojawia się najwięcej korekt, a inspektorzy nakładają obowiązek wprowadzenia zmian w dokumentacji.
Głos specjalisty: kontrole jako stały element ryzyka
Łukasz Boszko, doradca podatkowy, podkreśla konieczność zmiany myślenia wśród firm: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Komentarze (0)